SOP là một trong những thuật ngữ sử dụng phổ biến hiện nay. Đặc biệt là trong lĩnh vực về dịch vụ như khách sạn, nhà hàng,..Tuy nhiên nhiều người vẫn còn khá xa lạ với định nghĩa về SOP. Vậy để giải đáp những thắc mắc này hãy cùng risingtidescompetition.com tìm hiểu về SOP là gì qua bài viết dưới đây nhé!
I. SOP là gì?
SOP được ứng dụng trong nhiều lĩnh vực, tuy nhiên nó được định nghĩa chung là Standard Operating Procedure hay là quy trình thao tác chuẩn. Nó là một thuật ngữ dùng để chỉ một hệ thống thủ tục cụ thể được tạo ra để hướng dẫn và duy trì chất lượng công việc nhằm ngăn ngừa sai sót. Thực hiện đúng các bước sẽ giúp bạn nhanh chóng thích nghi với môi trường làm việc và đạt được kết quả tốt hơn.
Mục đích của quy trình thao tác chuẩn SOP
- Giúp người mới bắt đầu làm quen nhanh chóng và làm việc hiệu quả
- Tiết kiệm thời gian và cải thiện hiệu suất
- Tránh lãng phí tài nguyên
- Chất lượng nhất quán, Năng suất lao động: Công việc phù hợp với SOP được hoàn thành và hoàn thành theo cùng một cách mọi lúc.
II. Ứng dụng của SOP trong các lĩnh vực
1. Ngành Sản xuất
SOP trong sản xuất có thể hiểu chủ yếu là đảm bảo quá trình sản xuất và cung cấp dịch vụ cho khách hàng được thực hiện theo quy trình chuẩn, đảm bảo chất lượng cao và hạn chế sai sót.
Mặt khác, người lao động sẽ dần làm việc theo tiêu chuẩn chung, năng suất lao động sẽ tăng lên đáng kể.
Khi áp dụng SOP trong sản xuất sẽ thu được một số lợi ích như:
- Tiết kiệm thời gian và cải thiện hiệu suất
- Giới thiệu nguồn khách hàng mới.
- Tránh lãng phí tài nguyên
- Góp phần tích cực vào việc xây dựng thương hiệu cho sản phẩm.
- Duy trì hoặc cải thiện vị trí thị trường của bạn.
- Cải thiện bảo mật.
- Giảm rủi ro nợ.
2. Dược
SOP là gì? SOP trong ngành dược được định nghĩa là các thủ tục hoặc hoạt động được tiêu chuẩn hóa và lập thành văn bản. Bao gồm đặt hàng và giao hàng ở nhà thuốc, kiểm soát chặt chẽ quá trình mua và bán, và thiết kế chất lượng sản phẩm. Mục tiêu của SOP ở đây là đạt được hiệu quả hoạt động cao nhất. Quyết định ban hàng cần ghi rõ ngày, giờ (ngày, tháng, năm).
Đây được xem là vấn đề quan trọng bởi SOP sẽ giúp đảm bảo chất lượng của nhà thuốc cụ thể:
- Chỉ đạo và điều hành công việc để hỗ trợ nhân viên y tế và đảm bảo chất lượng và tiêu chuẩn hoạt động cao nhất.
- Cung cấp một hệ thống các quy trình hoạt động tiêu chuẩn là rất quan trọng để đảm bảo rằng nó hoạt động như một công cụ biểu quyết giúp tất cả nhân viên dễ dàng ghi nhớ công việc của họ.
- Dựa vào đó, thông tin về chất lượng thuốc có thể được kiểm tra, xác nhận đối với hệ thống nhà thuốc. Xây dựng một nền tảng để thay đổi, thêm hoặc cải thiện các điều khoản hoặc quy trình kinh doanh.
- Nó hỗ trợ các tài liệu kinh doanh quan trọng để giúp đối chiếu khi có các vấn đề về phân phối hoặc nhập khẩu thuốc như khiếu nại, thu hồi sản phẩm lỗi,..
3. Nhà hàng – Khách sạn
SOP cũng là ứng dụng xây dựng và phát triển các quy trình cụ thể cho từng bộ phận hoạt động trong lĩnh vực nhà hàng – khách sạn, như: Lễ tân, phục vụ, nấu ăn, buồng phòng, dọn phòng, v.v … đảm bảo chất lượng hoạt động của dịch vụ này và giảm lãng phí bằng cách chỉ đạo công việc trong khi vẫn duy trì chất lượng và đạt hiệu quả hoạt động cao nhất giúp tiết kiệm nguồn lực.
4. Logistics
SOP trong logistics là hệ thống quy trình thao tác chuẩn liên quan đến hàng hóa, vận chuyển, đóng gói, lưu kho và bảo quản hàng đến tay người dùng. SOP giúp doanh nghiệp tiết kiệm tối đa được thời gian công sức cũng như tiền bạc.
III. Cách xây dựng quy trình SOP
Định nghĩa SOP là gì ở mỗi lĩnh vực sẽ khác nhau tuy nhiên để xây dựng được một quy trình chuẩn SOP thì bạn cần phải trải qua các bước như:
- Bước 1: Tạo danh sách Quy trình công việc hoàn chỉnh
- Bước 2: Tạo một kế hoạch cụ thể cho SOP
- Bước 3: Truyền đạt quy trình SOP cho nhân viên
- Bước 4: Ghi chú khi thực hiện quy trình
- Bước 5: Thường xuyên cập nhật và cải thiện SOP
Bên cạnh đó để hiệu quả hơn bạn cần lưu ý một số vấn đề như:
- Tất cả công việc phải rõ ràng và dễ hiểu.
- Vì vậy nhân viên có thể dễ dàng ghi chép và làm việc hiệu quả hơn.
- SOP phải được người có thẩm quyền xem xét, phê duyệt và ban hành.
- Ngoài ra, người phụ trách phải liên tục kiểm tra nội dung và hình thức của quy trình và cập nhật nó thường xuyên. SOP có thể linh hoạt đối với từng bộ phận.
IV. Lời kết
Trên đây là toàn bộ những thông tin về SOP là gì được nhiều bạn tìm hiểu. Hy vọng những thông tin cơ bản này sẽ hữu ích với các bạn. Cảm ơn đã đón đọc!